안녕하세요, 새내기 친구들. 대학의 교수님들은 고등학교 선생님들과는 많은 차이가 있습니다. 그 중 하나는 소통 방식인데, 대부분의 교수님들은 학생들과 이메일로 소통합니다. 이메일은 카카오톡과는 달리 지켜야 할 예절이 있습니다. 카카오톡을 보내듯이 이메일을 보내면 교수님이 불쾌해하시거나 심지어는 아예 답장을 안 하실 수 있으니, 교수님께 이메일을 보낼 때에는 꼭 예절을 지켜서 보내도록 합시다.
이메일 쓰기 전 준비
1. 이메일 계정을 준비
학교 안에서 학생들을 위한 이메일 계정을 제공해 주기도 하고, 대부분 네이버 아이디를 가지고 있으니 네이버 메일 주소를 써도 좋습니다. 이때 아이디는 자신의 이름에서 따오는 것이 좋습니다. 좋은 예시와 안 좋은 예시를 들어보겠습니다.
좋은 예시:
안 좋은 예시:
- fateZZANG@dummyadress.com (네가 오타쿠인걸 교수님께 광고)
- ghdrlfehd@dummyadress.com (한/영키 누르고 이름 한글로 입력한 건 피하자)
학교 생활하는 동안에는 학교 이메일을 쓰는 것을 추천합니다. 네이버나 다음 이메일 계정을 써도 안 되는 건 아니지만 받는 사람 입장에서는 네 소속을 알 수 있으니까요. 저는 네이버 계정을 씁니다.
2. 메일함 정리
아마 새내기 대부분은 그동안 메일을 안 써서 스팸 메일로 메일함이 꽉 차 있을 것입니다. 학기가 시작되면 메일 주고받을 일이 많을 텐데, 메일함을 꼭 정리해둡시다. 광고 메일은 수신 거부해두고요.
메일 쓰기
1. 메일 제목
우선 메일 제목의 안 좋은 예시부터 보겠습니다.
안 좋은 예시:
- 교수님 안녕하세요!
- 교수님 안녕하세요, 00학과 홍길동입니다.
얼핏 보면 저런 제목으로 보내도 될 것 같지만, 왜 안 좋은 예시일까요? 저 메일 제목만 보고 메일 내용이 무엇인지 알 수 없기 때문입니다. 메일 제목은 메일 내용을 요약한 것이라고 생각하면 되는데, 보통 제목을 이렇게 씁니다.
- a. 대괄호로 분류 표시
- b. 제목 표기
a. 대괄호로 분류 표시는 수강하는 과목에 관한 메일 내용이라면 보통 그 과목명을 넣습니다. 분반이 있으면 분반을 넣어도 되고요. 교과가 아니라면 적절한 분류를 해주시면 됩니다.
예를 들어,
[다변수미적분학] [서양고전강독1:001] [창의학습공동체]
이런 식으로 말입니다.
b. 제목 표기는 메일 내용을 한 문장으로 요약합니다.
예를 들어,
- 연구실 방문 요청 메일입니다.
- 중간고사 성적 관련 문의드립니다.
- 창의학습공동체 신청서 제출 메일입니다.
a와 b를 합치면
[다변수미적분학] 중간고사 성적 관련 문의드립니다.
이런 식으로 메일 제목이 됩니다.
2. 본문 작성하기
절대 카카오톡을 보내는 것처럼 쓰면 안 됩니다. 이메일도 엄연히 편지인 만큼 편지의 형식을 갖추어 보내야 합니다. 저는 보통 이렇게 보냅니다.
- 안녕하세요,
- 이번 학기 교수님의 00과목을 0분반에서 수강 중인 00000000(학번) 홍길동입니다.
- 다름이 아니라 ~~(본문)
- 관련 내용을 설명한 누리집 게시물 링크를 보내드립니다!
- 첨부된 파일은 추천서 양식입니다.
- 읽어주셔서 감사합니다.
- 홍길동 드림
링크1: 장학금 지원 공고 (https://dummylink.com)
교수님이 아니라 학내 다른 부서나 대외 기관에 보낼 때는 “은사에 감사드립니다” 보다는 “좋은 하루 되세요” 정도가 적절할 것입니다. 메일을 끝맺는 인사라고 생각하면 좋습니다. 영어 편지에서의 “Sincerely” 같은 느낌이죠. 메일에 답장을 계속하며 메일을 주고받으면서 형식이 점점 열어지는 경향이 있습니다. 그래도 처음 보낼 때는 형식을 지켜서 보내야 하는 걸 잊지 말아주세요. 링크나 첨부 파일을 보낼 때는 그 링크가 무엇인지, 어떤 파일을 첨부해서 보냈는지 설명해야 합니다. 링크는 메일 맨 하단에 모아서 보내면 가독성이 올라갑니다. 답장할 때는 답장 버튼보다는 전체 답장 버튼을 누르는 것을 습관화합시다. 이유는 후술하겠습니다.
알아두면 좋은 메일 용어 및 기능
To.: 내가 메일을 보내는 사람. 이건 따로 설명하지 않겠습니다.
CC(참조): 이 메일과 관련되어 있지만 답장 의무는 없는 사람에게는 TO.가 아니라 참조로 해서 보냅니다. 예를 들어, 조별과제를 할 때에 발표자료를 메일로 제출하는 상황을 가정하면, 교수님께는 TO로 보내고 조원들에게는 CC로 보냅니다. 저는 교수님께 메일을 보낼 때에는 항상 학과 조교님을 참조로 지정해서 보냅니다. 일반물리학및실험을 들었을 때는 실험 조교님께 TO로 보내고 교수님과 조원들, 그리고 학과 조교님께 CC로 보냈습니다. 답장을 보낼 때, 전체 답장 기능을 쓰라고 했었습니다. 답장 기능을 쓰면 나를 TO로 지정한 사람에게만 답장이 가는데, 전체 답장 기능을 쓰면 보낸 사람이 CC로 지정한 사람에게도 답장이 갑니다. 소통 진행 상황을 알기 편하니까 전체 답장 기능을 쓰도록 합시다.
BCC: 숨은 참조입니다. 이 기능은 제가 사용한 적이 없어서 대학생활하면서 쓸 일은 없을 것이라 생각하여 설명은 생략하겠습니다. 궁금하신 분들은 찾아보시기 바랍니다.
RE: 답장입니다. 답장 버튼 혹은 전체 답장 버튼을 누르면 메일 제목 앞에 RE가 자동으로 붙습니다. 원본 메시지도 밑에 그대로 있는데, 그걸 절대 지우면 안 됩니다. 상대방이 내가 무슨 메일로 답장을 한 건지 알 수 있도록 해주는 것입니다. 답장을 계속 주고받다보면 메일 내용이 점점 밑에 쌓이는데 그냥 두도록 합니다. 메일 제목에 자동으로 붙는 RE도 지우지 말아주시기 바랍니다.
FW: 전달입니다. 포워딩이라고도 합니다. 제가 받은 메일 내용을 그대로 타인에게 전달할 때 쓰는 기능입니다. 전달 버튼을 클릭하면 생기는 메일 제목 앞에 FW는 지우지 말아주시기 바랍니다.